Przeprowadzka biura od A do Z

Image

Mimo, iż zazwyczaj rzeczy w biurze zajmują mniej miejsca, niż te w domu, przeprowadzka z biura do w inne miejsce nie jest prosta. Dużo papierów, dokumentacja, segregatory, teczki, sprzęty, a tu jeszcze trzeba prowadzić działalność. Generalnie, im większe biuro, tym więcej rzeczy do przewiezienia i tym bardziej skomplikowana przeprowadzka. Ale bez obaw, pomożemy Ci przeprowadzić się z biurem szybko i bezstresowo! No to zaczynamy…

Bezproblemowa przeprowadzka biura – to możliwe

Bezproblemowa przeprowadzka biura jest możliwa. Nie różni się ona jakoś specjalnie od przeprowadzki z miejsca zamieszkania. Musisz jednak uwzględnić w niej kilka dodatkowych rzeczy. Warto mieć również na uwadze, że im szybciej się przeprowadzisz, tym lepiej dla Twojego biznesu. Dlatego warto zlecić przeprowadzkę firmie przeprowadzkowej, która zrobi to za Ciebie szybko i bezproblemowo w jeden dzień.

Co muszę zrobić, aby przeprowadzić biuro?

Zanim przystąpisz do przeprowadzki, musisz się do niej odpowiednio przygotować. Przede wszystkim musisz ustalić orientacyjny termin przeprowadzki biura. Następnie musisz się zapoznać z nową siedzibą biura i odpowiednio je przygotować. Kiedy już wyznaczysz termin przeprowadzki, musisz poinformować pracowników o planowanej zmianie miejsca siedziby biura. Następną rzeczą, którą powinieneś zrobić przed przeprowadzką to stworzenie listy rzeczy do przewiezienia oraz wyznaczenie i poinformowanie osób odpowiedzialnych za organizację przeprowadzki. Kolejne działania to: 

  • zlecenie przeprowadzki firmie przeprowadzkowej,
  • przygotowanie kartonów i worków do przeprowadzki,
  • zabezpieczenie danych.
Przeprowadzka biura

Termin przeprowadzki biura

Wyznaczenie terminu przeprowadzki biura musi uwzględniać czas, który jest niezbędny do spakowania rzeczy oraz gotowość biura, w którym mamy się znaleźć. Nowe biuro powinno być gotowe przynajmniej na dzień przeprowadzki, tak, aby nowe rzeczy można było zacząć rozpakowywać tego samego dnia. Wyobraź sobie rozpakowywanie przewiezionych rzeczy w miejscu, w którym w dalszym ciągu trwa remont? Nie brzmi to zachęcająco i z pewnością wpłynie na nerwową atmosferę. Termin przeprowadzki powinien być również dobrany pod kątem wydarzeń w firmie. Najlepiej jeśli w okolicy terminu przeprowadzki nie są planowane ważne dla firmy wydarzenia, typu eventy lub targi. Wówczas pracownicy firmy będą zajęci innymi rzeczami.

Poinformowanie klientów i pracowników o zmianie lokalizacji

Wcześniejsze poinformowanie pracowników o zmianie miejsca jest istotne przede wszystkim dlatego, że pracownicy muszą sobie w jakiś sposób zorganizować dojazd do pracy. Niektórzy pracownicy dojeżdżają do biura komunikacją miejską. Inni z kolei, jadąc do pracy podrzucają do przedszkoli i szkół swoje dzieci. Wymaga to odpowiedniej organizacji dnia.

Plan rzeczy do przeprowadzenia biura

Nie przeprowadzaj się bez planu rzeczy to przewiezienia. Zaskoczy Cię ilość rzeczy, które musisz przewieźć. Lista powinna być podzielona na dokumentację biurową, meble, sprzęt biurowy, a także inne elementy wyposażenia biura. Pomoże Ci to w sprawnym pakowaniu rzeczy.

Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przeprowadzkę

Ważne jest w przypadku przeprowadzki biura wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przeprowadzkę. W przypadku małej firmy będzie to zapewne właściciel lub kierownik biura, w przypadku większych przedsiębiorstw – kierownicy poszczególnych działów. Wyznaczając osobę odpowiedzialną za przeprowadzkę biura, warto również wyznaczyć obowiązki poszczególnym pracownikom lub kierownikom działów. Każdy pracownik powinien wiedzieć, co należy do jego obowiązków w związku z przeprowadzką.

Zleć przeprowadzkę firmie przeprowadzkowej 

Kiedy znasz już termin przeprowadzki, plan rzeczy, które musisz przewieźć, skontaktuj się z firmą przeprowadzkową. Firma przeprowadzkowa zada Ci wiele pytań. Są one niezbędne do wyceny przeprowadzki. Więcej na temat tego, jak się przygotować do rozmowy z firmą przeprowadzkową dowiesz się tutaj.

Kartony, pudełka i inne rzeczy niezbędne do przeprowadzki biura 

Każda, absolutnie każda przeprowadzka wiąże się z koniecznością zgromadzenia odpowiedniej ilości pudełek i kartonów do przeprowadzek. Kartony i pudełka kupisz w marketach budowlanych, np. Obi lub nabędziesz od firmy przeprowadzkowej. Oprócz pudełek przyda Ci się również:

  • folia stretch,
  • folia bąbelkowa,
  • worki,
  • wypełniacze do pudełek,
  • nożyczki,
  • taśma klejąca.

Zabezpiecz dane

Przed przystąpieniem do pakowania zadbaj o bezpieczeństwo przewożonych rzeczy. Na komputerach, dyskach zewnętrznych, itd. zgromadzonych jest mnóstwo ważnych plików. Wyobraź sobie, co by spowodowało ich utracenie? Warto przygotować się na każdą ewentualność. Dlatego zadbaj o stworzenie kopii zapasowych.

Spakuj rzeczy

Kolejną rzeczą, którą musisz zrobić to przystąpienie do pakowania rzeczy. Drobne rzeczy, jak dokumenty firmowe, teczki i segregatory z dokumentacją, możesz pakować samodzielnie z pracownikami. Większe gabarytowo rzeczy, jak np. meble, warto powierzyć pracownikom firmy przeprowadzkowej. Firmy przeprowadzkowe, w tym Bezstresowe przeprowadzki, mają w swojej ofercie demontaż i przeprowadzkę mebli. 

Przewiezienie rzeczy podczas przeprowadzki biura

Jeśli już wszystko jest zrobione i nadszedł dzień przeprowadzki, nie pozostaje Ci nic innego, jak przeprowadzka do nowego miejsca. Pamiętaj: nowe miejsce, nowe możliwości!